Clean-Desk – Ihr Must-Have

Egal ob im Büro oder mobil von zu Hause aus: Sie sollten immer darauf achten, dass interne und vertrauliche Dokumente nur Ihnen zugänglich sind – auch, wenn Sie nur mal kurz den Platz verlassen.  

In Juli behandeln wir daher alles rund ums Thema Clean Desk Policy (CDP) und Desk Sharing und geben Ihnen Tipps und Tricks, sowie Checklisten für die einfache Umsetzung der CDP, mit an die Hand.  

Clean Desk – was ist das? Gelebter Datenschutz. 

Die Zeiten, in denen alle Mitarbeitenden ihre eigenen Schreibtische hatten, sind in vielen Unternehmen vorbei. Homeoffice, mobiles Arbeiten inkl. Bring-Your-Own-Device-Regelungen oder Desksharing sind beispielsweise Arbeitsmodelle, die keinen eigenen Schreibtisch mehr erfordern. Büromenschen haben aber weiterhin oftmals die Angewohnheit, Akten oder andere Unterlagen zu stapelweise auf (ihren) Schreibtischen zu horten. Spätestens, sobald Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen vor Aktentürmen nicht mehr sehen können, kann eine Clean Desk Policy wahre Wunder bewirken! 

Eine Clean Desk Policy – zu Deutsch: Benutzerrichtlinie für den Arbeitsplatz – wird erstellt, um Mitarbeitenden Orientierung und Sicherheit im Alltag zu bieten, um zu Beginn und zum Ende des Arbeitstages genutzte Schreibtische ordentlich zu hinterlassen. Dahinter verbirgt sich ein Prinzip, das zu einer strukturierten Arbeitsweise und nachweislich zu Produktivitätssteigerung beiträgt.  

Oftmals werden in auf dem Schreibtisch liegenden Stapeln sensible Dokumente übersehen, in denen personenbezogene Daten enthalten sein können. Das kann insbesondere bei Unternehmen mit Publikumsverkehr schnell zu einem Datenschutzproblem werden.

Das können Mitarbeitende tun – eine Checkliste 

Eine Clean-Desk-Policy scheint zu aufwendig zu sein? Mit den folgenden Tipps gelingt es Ihnen einfach und sicher. Dabei macht es Sinn, sich zunächst auf drei Faktoren zu konzentrieren: 

Planen: Wenn Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie alles planen, was Sie für den Tag brauchen. Nur diese Dateien werden für die Arbeit ausgewählt – alle anderen Dateien an einem sicheren Ort aufbewahrt. 

Beschützen: Schützen Sie Ihre Arbeitsmaterialien und lassen Sie nichts offen liegen. Legen Sie Dinge in Ordner und Akten in Schubladen. Ebenso wichtig: Wenn Sie einen passwortgeschützten Bildschirmschoner verwenden, wird niemand versehentlich einen Blick auf Ihre Arbeit erhaschen, selbst wenn jemand vorbeigeht. 

Sammeln: Versuchen Sie am Ende des Tages aufs Neue alle Unterlagen einzusammeln und verstauen Sie diese ordentlich. Sensible Daten sollten in abschließbaren Schubfächern liegen.  

Mit folgenden Tricks können Sie ganz einfach die grundlegenden Clean-Desk Normen implementieren: 

• Bereits bei kurzen Kaffeepausen sollte der Computer passwortgeschützt sein.  
• Es sollten keine Notizen oder Daten unbeaufsichtigt und frei zugänglich auf dem Schreibtisch liegen. 
• Schriftstücke und Dokumente müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. 
• Passwörter in keinem Fall auf Notizzettel schreiben.

Desk Sharing 

Desk Sharing (auch „Shared Desk“, „Flexible Desk“, „Flexdesk“ oder „Flexible Office“ genannt; deutsch „einen Schreibtisch gemeinsam benutzen“) ist ein Scheinanglizismus für eine Arbeitsorganisation, bei der innerhalb einer Organisationseinheit (Abteilung, Stelle) weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende existieren. Die Mitarbeitenden haben dabei keinen festgelegten Arbeitsplatz und wählen ihren Platz täglich neu aus. Aufgrund unterschiedlicher Anwesenheitszeiten ist die Mehrfachbenutzung eines Büroarbeitsplatzes möglich. Desk Sharing macht insbesondere Sinn, sobald die Mitarbeitenden möglichst viele Informationen und Daten elektronisch verarbeiten. 

Clean Desk Policy im Homeoffice 

Auch zu Hause sollten Mitarbeitende Unordnung am Arbeitsplatz vermeiden. Während Arbeitgebende auch für die Arbeit von zu Hause aus verantwortlich sind, können Arbeitnehmerinnen und -nehmer im Notfall ebenfalls zur Verantwortung gezogen werden. Die Regelungen der Clean Desk Policy tragen auch dazu bei, personenbezogene Daten vor unbefugten Dritten zu Hause zu schützen.  

Im Verlauf dieses Monats erweitern wir diesen Beitrag um weitere, spannende Informationen zum Thema Clean-Desk und das sollte Sie auf keinen Fall verpassen. Mit einem Follow unserer Social-Media-Kanäle bleiben Sie immer Up-to-Date!

Unser Instagram-Account: https://www.instagram.com/datatree_ag/

Unser LinkedIn-Account: https://www.linkedin.com/company/datatree-ag/